Audiocodes SmartTAP

Che cosa è Audiocodes SmartTAP?

Audiocodes SmartTap live 360 è la soluzione per la registrazione delle chiamate audio/video, chat e Desktop Sharing che vengono effettuate su Microsoft Teams.
La piattaforma rispetta le normative come MiFID II, GDPR, PCI DSS, HIPAA e E-Discovery, garantendo che tutte le comunicazioni siano catturate e gestite in modo conforme.

Architettura

La piattaforma Audiocodes SmartTAP è versatile e può essere installata andando incontro ai desiderata di ogni organizzazione.
Può essere installata totalmente in cloud, nella propria sottoscrizione Azure:

In alternativa si può procedere con un Hybrid Deployment, prevedendo macchine in Azure [Azure è obbligatorio per la componente SmarTAP Bot] e macchine on-prem [in questo caso, server per la gestione della registrazione delle chiamate e per lo storage]:

Come SmartTAP si integra in Teams

Questa è la piattaforma SmartTAP, con i suoi ruoli server. Ora vi starete chiedendo come tutto questo viene “integrato” in Teams, come è possibile che la chiamata su Teams atterri su SmartTAP? La risposta è la “Teams Compliance Recording Policy”. Si tratta di una policy ad hoc, che si configura su Teams e si assegna all’utente che deve effettuare registrazioni.
Se l’utente ha assegnata questa policy, Teams prova ad invitare nella call il Recording Bot. Dal momento che il Recording Bot si aggiunge alla call, si avvia la registrazione.
E se il Recording Bot non fosse disponibile [server down o mancata comunicazione verso Azure] a seconda di come configuriamo la Compliance Policy avremo due modalità:

• Fail Open: Recording Bot non disponibile, l’utente può continuare ad effettuare chiamate o meeting ma non verranno registrati.
• Fail Close: recording Bot non disponibile, l’utente non può in nessun modo effettuare chiamate o meeting.

Le modalità di registrazione

Vediamo ora le modalità di registrazione che permette SmartTAP. Come dicevamo sono permesse la registrazione di chiamate, meeting e Desktop Sharing.

È possibile attivare la funzionalità di recording con le seguenti modalità:

Full Time: Ogni chiamata/meeting viene registrata automaticamente
Record On Demand: L’utente decide se e quando far partire la registrazione
Save on demand: La chiamata viene registrata in automatico alla partenza, ma l’utente può decidere di fermare la registrazione.
None: nessuna registrazione

Una volta registrata, la chiamata viene gestita secondo le impostazioni del profilo di registrazione assegnato all’utente. Verrà assegnata la policy di Retention e il media verrà salvato nella tipologia di storage a cui l’utente è associato.

SmartTAP prevede l’assegnazione di ruoli distinti che possono essere modificati, essenzialmente possiamo raggrupparli in tre:
Administrators: sono coloro che gestiscono la piattaforma, possono modificare le configurazioni, vedere gli utenti a bordo, le chiamate.
Supervisors: sono utenti non amministratori che possono vedere le chiamate di un singolo o un gruppo di utenti.
Users: sono gli utenti che possono effettuare registrazioni, possono avere la possibilità o meno di vedere le proprie registrazioni.
Gli utenti vengono gestiti tramite AZ sync, in questo modo creando gli opportuni gruppi su Entra, si possono assegnare ruolo, modalità di registrazione, Retention, Media location direttamente associando il gruppo:

Conclusioni

SmartTAP è una soluzione affidabile e solida per gestire le registrazioni Teams, ma se qualcosa non funziona? Se i Recording Bot non sono in grado di comunicare con gli SmartTAP server? In quel caso le chiamate vengono registrate in locale direttamente sui server SmartTAP Bot, verranno poi trasferite sul DB e sullo Storage e saranno visibili dalla console amministrativa quando SmartTAP server sarà nuovamente disponibile. In questo modo nessuna registrazione andrà persa.
Per nostra esperienza SmartTAP non ha nulla da invidiare alle soluzioni recording più blasonate, con la sua modalità di installazione veloce [avviene tramite script] permette in poco tempo di cominciare a dotare i propri utenti della possibilità di registrare.
Happy recording!

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