Teams Shared Channels

Oggi vi voglio raccontare una novità che in fase di rilascio su Teams. Stiamo parlando dei “Teams Shared Channels”. Si tratta della possibilità di condividere un canale presente in un Team con altre persone -di altri Team- interne o esterne alla propria organizzazione.

Qual è la novità? In Teams è già presente la possibilità di far entrare persone esterne alla propria organizzazione nei propri gruppi Teams. Qui si fa un passaggio ulteriore, si sta parlando di condividere un solo canale e non tutte le risorse del gruppo Teams.

Configurazione di Teams Shared Channels (AAD)

Vediamo in pochi passaggi come abilitare questa possibilità sul proprio tenant.

Lato Azure è necessario configurare “Cross Tenant Sharing”.

Dal portale Azure si va in “External identities” -> “Cross Tenant Access Setting” -> “Add organization”

[per esempio si aggiunge l’organizzazione “contoso.com” se si vuole invitare persone di questa organizzazione dei propri canali condivisi]

Una volta censito il tenant a cui appartengono gli utenti ai quali si vuole condividere un canale Teams, si procede con la configurazione “Inbound Access Setting” per il tenant appena aggiunto:

Si permette quindi l’accesso agli utenti e si applica questa configurazione a Office 365.

Configurazione di Teams Shared Channels (Teams)

Ora passiamo alle configurazioni necessarie lato Teams.

Possiamo con le “Teams Policy” applicabili a livello utente, decidere chi può creare o meno “Shared Channel” e se è possibile o meno invitare persone esterne all’organizzazione o entrare in shared channel esterni all’organizzazione:

[Per esempio questa custom policy “Allow_SharedChannel” permette agli utenti la creazione di canali condivisi e di invitare personale esterno alla propria organizzazione, ma non permette di unirsi a canali condivisi esterni]

Con questa policy l’utente abilitato può creare un canale condiviso su un Team esistente:

Una volta creato il canale si aggiungono le persone a cui si vuole mandare la condivisione:

Notevole non è vero? Inoltre nel canale si possono condividere file a cui solo i membri del canale stesso possono accedere [le persone esterne hanno accesso solo al canale condiviso e non a tutte le risorse del Team], differenziando così i documenti che è necessario condividere da quelli privati della propria organizzazione.

A mio avviso i canali condivisi hanno una potenzialità ulteriore. Mi spiego meglio.

Immaginate un progetto complesso a cui stanno lavorando diversi Team differenti. Solitamente c’è la necessità di effettuare riunioni tra i vari gruppi di lavoro per allinearsi a vicenda ed allineare il capo progetto. Vediamo come gli Shared Channel possono aiutare in questo.

Come dicevo, team differenti [Team1 – Team2 – Team3 – Team4] e un Vip Team di supervisione.

Dal VIP Team è stato condiviso un canale “Stato Attività” con tutti gli altri Team.

Ogni Team avrà la possibilità di scrivere post all’interno del canale “Stato Attività” per aggiornare gli altri Team e il supervisore sull’andamento dei lavori aggiornando sia i supervisori che gli altri Team.

Solo io vedo la possibile drastica diminuzione di SAL con molteplici attori coinvolti per aggiornarsi a vicenda sullo stato dei progetti?

Teams ancora una volta va all’origine delle necessità che si aprono quando entrano in campo scenari complessi da organizzare permettendo un nuovo modo di lavorare e collaborare, gli Shared Channel sono una risposta alla complessità: con il minimo sforzo, il massimo del risultato.