Verba Verint Teams Recording

Esistono diverse soluzioni per la registrazione delle chiamate Teams. Oggi vogliamo raccontarvi la soluzione di Verba Verint Teams recording.

Ormai Teams è una realtà assodata nel mondo Enterprise. Non solo meeting, chat e condivisione contenuti ma sempre di più anche servizi voce. Ricevere ed effettuare chiamate con la propria numerazione aziendale [Teams Direct Routing] utilizzando il proprio client Teams come se si fosse in ufficio è sempre più comune.

Ma se per il mio ruolo dovessi essere sottoposto a regole stringenti di recording? Come coniugare le policy aziendali e la flessibilità del modern workplace?

Verba Verint Teams Recording

Verba Verint Teams Recording è una soluzione certificata Microsoft che può registrare chiamate, chat e meeting. Rispetta le maggiori regolamentazioni di sicurezza internazionali MiFID II e Dodd-Frank Act, solo per fare alcuni esempi.

Le modalità di registrazione che si possono effettuare sono molteplici:

• Full – Tutte le conversazioni vengono salvate automaticamente.
• On-demand – Tutte le conversazioni sono automaticamente salvate, ma vengono mantenute solo se l’utente sottoposto a recording sceglie effettivamente di mantenerle. Se non è scelto di mantenerle verranno cancellate dopo 48h [periodo di default, eventualmente modificabile].
• Controlled – l’utente può scegliere quando far partire la registrazione della chiamata.
• Controlled, Auto-start – Tutte le conversazioni vengono registrate automaticamente e l’utente ha la possibilità di scegliere quando bloccare il recording sulla conversazione.

Architettura

L’architettura Verba for Teams si compone di ruoli servers differenti. Nel dettaglio:

Verba Media Repository: è il ruolo server che si occupa della gestione del recording e della console web, dalla quale è possibile gestire la piattaforma ed effettuare ricerche sui media registrati.

Recording Server: è il ruolo server che si occupa della registrazione. I files media sono temporaneamente salvati sul server e saranno trasmessi in modalità asincrona sui Media Repository e nello stesso tempo verranno aggiornati i backend SQL [di solito collocati sui Media Repository stessi oppure su un cluster SQL a parte].

Il provisioning degli utenti avviene tramite gruppi AD. Verba effettua una sincronizzazione automatica ogni giorno: è possibile effettuare query verso gruppi su AD on prem e Azure AD. Tramite questo processo si costruiscono le logiche di segregazione e le abilitazioni recording e le relative modalità di registrazione.

Si hanno a disposizione tre ruoli:

• Administrator: possibilità di effettuare change sulla configurazione
• Recording user: utenti abilitati alla registrazione
• Supervisor: utenti che posso accedere alle conversazioni registrate. E’ possibile segregare l’accesso dei supervisori ad un singolo gruppo di utenti o ad un’unità organizzativa.

La conversazione registrata viene cifrata sia nella parte metadato che nel contenuto e firmata attraverso certificati. E’ possibile utilizzare storage sia su Azure che On prem ed impostare politiche di retention personalizzate. Inoltre, i supervisori possono “salvare” una conversazione creando un “litigation hold”, in questo modo la registrazione non è più soggetta alle politiche di retention impostate e non può essere cancellata.

Integrazione con Teams

Per permettere la registrazione su Teams i server Verba Recorder devono essere installati su Azure. Si tratta di Windows Server dove verrà installata la componente Verba Recording.

E’ necessario inoltre installare un Teams Bot e configurare una Compliance Recording Policy lato Teams.

All’utente Teams deve essere associata la policy di recording che nel momento di chiamate effettuate o ricevute ingaggerà il Teams Bot. Sarà quest’ultimo a chiamare in causa i server Recording Verba per avviare la registrazione.